AI 工作流怎么做，从触发条件到跑通 10 次的 7 步

做 AI 工作流的目标是：同一类活，输入变了，输出格式不变，人只需要核对。7 步能落地：写清触发条件、拆成 4 个环节、每环节固定提示词、定输入字段、定输出模板、手动跑通 1 次、再跑 10 次做校验。

我用这套流程做过 3 类活：客户询价转报价单、会议记录转待办清单、素材转周报。3 类平均每天省 40 分钟，前 2 天的搭建时间要算进去。

一、先准备 4 样东西

1. 1 个 AI 平台账号，能保存对话或建智能体，方便复用同一套提示词
2. 1 份真实输入样本，别用假数据，样本里要包含最乱的那一份
3. 1 个输出模板，表格或文档都行，列名和顺序先定死
4. 1 个固定存放位置，网盘或文档目录，靠文件名区分批次

第 2 样最容易被跳过。拿干净样本搭出来的流程，遇到缺字段、错别字、混排的表格就崩。我第一版报价流程用了一份格式标准的询价单测试，上线第 3 天遇到手写拍照的询价，直接卡住。

二、7 步搭起来

第 1 步：写清触发条件

一句话写清「什么时候启动这个流程」，例如「收到客户询价邮件时」。触发条件写得越窄越好，「有客户联系时」太宽，会把不是询价的消息也卷进来。

第 2 步：拆成 4 个环节

标准拆法是输入、处理、输出、归档。输入是把原始材料整理成模型能读的形态，处理是做提炼或计算，输出是按模板填，归档是命名存好。4 个环节各自独立，哪一步出问题能单独重跑。

第 3 步：每个环节配 1 段固定提示词

提示词固定下来，只改变量。处理环节的提示词可以写成「以下是客户询价内容，提取产品名、数量、交期 3 个字段，缺的写未提供」。变量只有一个：询价内容。

写提示词时把输出格式写死。要表格就写清 3 个列名，要编号就写清几行。我吃过亏：只写「提取关键信息」，10 次里出了 4 种格式，后面没法批量处理。

第 4 步：定输入字段

把常见输入归纳成固定字段。询价这类可以定 6 个：客户名称、产品、规格、数量、交期、备注。有了固定字段，缺哪项一眼能看出来，也让后面的核对变简单。

表格里 5 个字段，前 3 个决定能不能算，后 2 个决定交期和附加条件。字段定下来之后，让模型按字段输出，缺的写「未提供」，不要自己补。

第 5 步：定输出模板

输出模板先手工做一份样例，把列名、顺序、单位写清，之后每次让模型照这个样例填。样例定得越死，输出越稳定。

我用的模板是 6 列：序号、产品、规格、数量、单价、备注。模板里不放公式，公式放到表格里加，避免模型算出错数。

第 6 步：手动跑通 1 次

拿最乱的那份真实材料走一遍，从输入到归档全手工。这一步会暴露 3 类问题：字段不全、格式对不上、某个环节要人工判断。跑通 1 次通常要 30 到 40 分钟。

第 7 步：跑 10 次做校验

连续跑 10 份真实输入，逐份核对输出。要求 10 份里至少 8 份能直接用，剩下 2 份改 1 到 2 处。达不到这个比例，回去改提示词或加字段，别急着上线。

我给一家做五金的客户做这套流程时，前 10 份有 4 份输出错位，原因是有 3 份询价把规格写在了备注里。补了一条「规格可能出现在备注或附件名里，要合并判断」，第 2 轮 10 份里错了 1 份。

校验阶段还要记 2 个数：每份的核对时间和错误率。核对时间从 10 分钟压到 3 分钟以内、错误率稳定在 2 成以下，说明流程可以交给别人跑。压不下去，多半是字段定得太细或者模板太复杂，减 2 个字段重新试。

三、异常怎么设规则

定 3 条异常规则，写在流程说明里。缺字段时，输出标「待补」并列出缺哪几项；内容超长时，先分段再合并，不强行一次处理；格式不匹配时，按模板兜底生成，人工改一处。

再加 1 条兜底：任何环节的输出与模板差出 2 列以上，流程停下来交人工。这条能避免错数据一路走到客户手里。

异常规则要写在流程说明的第一页，不要藏在最后。跑流程的人多数只看开头，写在第 5 页的规则等于没写。我见过一份 12 页的流程文档，异常处理在第 9 页，结果 3 个月里没有一个人按规则停过手。

四、出问题怎么排查

输出格式漂移。原因多在提示词里没有固定样例，或者中途改了模板没同步。处理办法是把样例重新贴进提示词，并注明「严格照此格式」。

字段缺失率高。先看输入里有没有对应信息，再看提取规则是否写清了同义说法。客户把「交期」写成「什么时候要」，规则里不写，就漏。

处理长材料时报错。多数是超上下文，把材料切成 3 到 5 段分别处理，再合并结果。合并这一步单独写一段提示词，别塞进处理环节。

同一份输入跑出两个结果。检查温度设置，抽取类任务要设低；再确认有没有打开联网，联网会把外部信息带进来。

五、怎么验证流程稳了

3 个信号：连续 20 份输入，输出格式全部一致；核对时间从每份 10 分钟降到 3 分钟以内；出错集中在可预期的 2 类情形上，不是随机出错。

第 3 个信号是分水岭。错误集中在固定 2 类，说明流程框架成立，只要补规则；错误随机出现，说明某个环节的输入没定清楚，回去查字段定义。这两种情况的处理方向完全相反，先分清再动手。

达到这 3 条之后再做一件事：把流程写成 1 页说明，写清触发条件、4 个环节、3 条异常规则、找谁接手。换成别人操作也能跑，这套流程才算真的落地。

最后留一句经验：先做 1 个流程，跑顺 2 周，再考虑第 2 个。同时上 3 个流程的人，通常第 3 周就全停用了，因为每个都差一点，每个都要救。

流程跑顺之后还会遇到一种情况：输入的量变大，人工核对跟不上。这时候别急着上自动化，先把核对环节拆成 2 档，正常件抽 1 成看，异常件逐份看。核对时间省下来的部分，拿去改提示词，比加机器管用。

还有一处容易忘：归档命名。文件名里带日期和批次号，3 个月后要回查某一份时，2 分钟能定位。命名随意的话，靠翻文件夹找，一次要 20 分钟以上。

一个人跑的流程和 3 个人跑的流程，要求不一样。3 个人共用时，把模板和提示词放在同一个共享位置，谁改都在同一份上改，改动处标日期。各存一份的下场是输出格式慢慢分叉，2 个月后要重新统一。

本文信息核对时间：2026-11